意外と知らないパソコンの話

『e-mail編』
メール送信ソフトを使うにあたり、皆さんは必ず「送信者」というものを設定しているハズですが、これにも実はルールがあります。
普通の会社でのメールの場合「○○製作所　××部　□□」などと日本語で表記しがちですが、本来であれば、全て「MaruMaru factory ShikakuShikaku」(※1)などの英語表記にするのが正解です。例えば、出張で海外などに出掛けた営業の方が現地のネットカフェでメールのチェックをしたりする際、その現地のパソコンに日本語のフォントが入っているとは限らず、本文はともかくとして、送信者の特定すら出来なくなってしまうからです。仮に本文が読めなくとも、送信者さえわかれば、後日そのメールの内容を問い合わせることが可能ですよね？

同様に、メール上で文字の色や大きさ、太文字などが使用できる「HTML」形式も出来る限り使用は控えましょう。これも相手が使用しているメールソフトによっては正しく読み込めない場合があるからです。

普段何気なくやり取りしているメールでも、相手の環境が自分と同じとは限りませんので、可能な限り普遍的な形式で送信するように日頃から注意しましょう。

(※1)文字間のスペースも必ず英数字の半角スペースを使用すること

『入力文字編』
「機種依存文字」というものは、俗に言う「文字化け」を誘発してしまいます。世間のパソコンの大部分はWindows系のOSで稼動していますが、世間にはMacOSを始め、Unix・LinaxやFreeBeOS、その他多種多様なOSが存在し、その機種ごとに固有の「機種依存文字」を有しています。そもそもこの「機種依存文字」というのは、JIS規格で定められたASCIIコード（言わば文字の一覧表）の「空きスペース」に、各社が勝手に文字を設定しているに過ぎません。

通常、パソコン上に入力された文字はこのASCIIコードに沿って変換されるのですが、他のOSではその文字が存在しない為、メールの情報が誤変換され、結果として「文字化けメール」となってしまうのです。普段何気なく使っている㈱や㈲、または　℡ⅠⅡⅢⅣなどのローマ数字、①②③④などの丸数字も機種依存文字であります。これらは同じOS同士メールのやり取りの際にはほとんどの場合害はないのですが、お客様が使っているOSが自分の使用しているものと同一である保証はどこにもなく、いつ悪影響を与えてもおかしくありません。また、ｱｲｳｴｵ等の半角カナ文字も使用しない方がよいでしょう。特に半角カナ文字は文字化けだけでなく、最悪の場合相手のメールサーバが処理できずにダウンしてしまう場合もあります。